Ocho mil euros y ochenta invitados
El formulario abre con dos partidas de ejemplo: 6.000 € y 2.000 €. Sumadas son 8.000 €. Con 80 invitados, 8.000 / 80 = 100 € por persona. Ese 100 € no es el precio del cubierto. Es todo el presupuesto partido por las cabezas: espacio, menú y lo que hayas metido en «resto». Si el menú de verdad son 70 € y el resto del dinero se va en flores, música y el vestido, el invitado no «cuesta» 100 € de comida. Cuesta 100 € de decisión. Sirve para ver si cabe otra mesa, no para discutir con el cátering un precio que no es el suyo.
No hay en esta página un «en España una boda cuesta X». El INE no publica una factura media de bodas que se pueda citar como si fuera el IPC. Las cifras que circulan en reportajes cambian de método y de año, y no las voy a convertir en un dato oficial copiándolas. Los 6.000 y los 2.000 se borran. Si tu espacio pide 9.000 €, se escribe 9.000. Si no hay banquete, esa partida se deja a cero o se quita. Una partida vacía no suma. Un invitado de más sí baja el coste por cabeza, y también sube el total si el menú es por persona: en ese caso no dejes el menú como un fijo. Multiplica tú el precio del cubierto por los invitados y mete el resultado en la partida, o la división mentirá en los dos sentidos.
Fijos y variables
El alquiler de un sitio suele ser un fijo. El menú, el vino y a veces la tarta crecen con la lista. El ramo no crece. Si cambias de 80 a 100 invitados y todas las partidas estaban escritas como importes cerrados, el total no se entera y el «por invitado» baja de 100 € a 80 € sin que hayas ahorrado nada: solo has repartido el mismo dinero entre más gente. Para que el total crezca, la partida del menú tiene que crecer. 70 € × 80 = 5.600 € de menú. A 100 invitados son 7.000 €. El resto, si de verdad es fijo, se queda. Esa distinción no la hace la suma sola. La haces tú al decidir qué número escribes.
Los impuestos del servicio, si el proveedor presupuesto sin IVA y luego lo añade, tienen que estar en el importe o la partida se queda corta. Un 10 % de IVA sobre un menú de hostelería no es un 10 % de toda la boda. No apliques un único porcentaje al total mezclado. Usa la calculadora de IVA en la partida que lo lleve y trae aquí el bruto que vas a pagar. Un regalo en metálico de los invitados no es una partida negativa salvo que queráis ver el neto familiar: se puede escribir con cuidado, pero entonces el «por invitado» deja de ser un coste y pasa a ser un saldo. Mejor déjalo fuera y réstalo al final, a mano, para no mezclar lo que gastáis con lo que os dan.
La lista manda más que el porcentaje
Ochenta invitados son un dato, no un deseo. Cada persona que se añade tarde, si el menú es por cabeza, es una partida que hay que reescribir. Cada persona que cae, si el sitio ya estaba pagado como fijo, no devuelve el fijo. El número de la casilla debe ser el de quienes ocupan sitio, no el de quienes «están invitados» en un sentido sentimental y no van. Los niños, si pagan otro menú, no cuentan como un adulto en la división del total: o separas su partida, o aceptas que el por cabeza es una media que no coincide con ninguna factura.
La plantilla enlazada sirve para guardar la lista y las tareas. Esta página no guarda nada: al cerrarla, los 8.000 € desaparecen. Si el presupuesto tiene que sobrevivir a una reunión familiar, pásalo a la hoja. Y si alguien te cita un precio medio nacional para convencerte de que vas corto o vas largo, pídele la fuente. Si no es una estadística con método, no es un argumento. Es una anécdota.